Vagyon nyilvántartás

A nagy ingatlanvagyonnal rendelkező vállalkozások, intézmények számára komoly kihívást jelent a tulajdonukban levő vagyonelemek forgalmának követése, azok rendszeres leltározása, pénzügyi követése, karbantartásuk, üzemeltetésük szervezése.

Tipikusan ilyen volt például az alább bemutatott MATÁV esete is, de teljesen hasonló gondok látszanak az Önkormányzatoknál is.

Különösen nagy gondokat jelent a műszaki adatok megfelelő szintű kezelése, mely bonyolultsága, és a ráfordítás igénye miatt minden esetben egyedi döntést igényel. Igen nagy szükség lenne ugyanis ezen adatok megfelelő térinformatikai eszközökkel történő kezelésére, de rendszerint erőforrás hiánya miatt kell letenni az alkalmazásáról.

Ugyancsak fontos eleme az alkalmazásoknak a vezetői szint rugalmas tájékoztatási lehetőségeinek megteremtése, s a kor igényeinek megfelelően egyre inkább Intranet/Internet felületen kell ennek eleget tenni. Ennek az igénynek leginkább olyan üzleti intelligencia rendszerek alkalmazásával lehet eleget tenni, mint például a Cognos.

Az AXIS Kft. a fenti elvárásoknak eleget tevő alkalmazást fejlesztett a MATÁV számára, melyet az alábbiakban igyekszünk bemutatni.

A MATÁV RT. Integrált Ingatlan rendszere

Az Axis Kft. a MATÁV RT. Ingatlan Igazgatóságának számára fejlesztett ki egy integrált rendszert, melynek célja, hogy informatikailag támogassa az igazgatóság által végzett nyilvántartási, üzemeltetési és tervezési tevékenységeket.

A rendszer több különálló modulból áll, melyek mindegyike az ingatlan üzemeltetés keretében működő különböző szakmai területeket (pl.: vagyonnyilvántartás, energetika, berendezés-karbantartás, környezetvédelem…) hivatott kiszolgálni.

A megvalósítás alapvetően, alfanumerikus adatokon keresztül, relációs adatbázisok felépítésével és azok magas fokú integrációjával készült, egyéb rendszerek felé (CAD, AutoFM, SAP, HelpDesk) interfész felülettel rendelkezik. Ezen típusú megvalósítás legfőbb oka az volt, hogy a MATÁV Rt., mint országos kiterjedésű szervezet, igen nagy mennyiségű adattömeggel rendelkezik, melyeknek, belátható időn belüli, hatékony kezelését és elemzését grafikus rendszerek alkalmazásával nem lehetett megoldani. Néhány irányszám az adatmennyiségről:

Adatbázis	Jellemző rekordszám
IVR	3000 létesítmény 2500 építmény
Berendezés	180000 berendezés
Bútor	150000 bútor és irodaeszköz
Energetika	5000 mérőhely
Vezetékjog	250000 bejegyzés

Másik fontos érv az egyedi fejlesztésű integrált rendszer kialakítása mellet az volt, hogy a megvizsgált „dobozos FM” szoftverek nem követték azokat a folyamatokat és belső szabályozásokat, melyeket a MATÁV Rt. kialakított.

A rendszer üzembe helyezésének egyik legfontosabb kritériuma a kiindulási adatok betöltése. A jelenlegi moduláris felépítés biztosítja, hogy az egyes szakmai területek saját felmérési lapokat generáljanak, azokhoz szótárakat és törzseket rendelhessenek. A felmérési adatlapok tervezésekor lehetőség van más modulokban már felmért adatok igénybevételére. A rendszer az adatfelmérések teljes életciklusát támogatja úgymint:

· felmérendő adatok körének meghatározása

· felmérendő adatok szabályainak kidolgozása

· felmérőlapok nyomtatásának (Excel mentésének) biztosítása

· felmérési pótlapok generálása

· felmérési adatlapok rögzítése (azonosítás, rögzítés, hibajavítás)

· előrehaladás figyelés

Felmérések végrehajtását nem csak bevezetéskor, hanem üzemelés közben is támogatja a rendszer.

A rendszerben található modulok:

Az IVR, Ingatlan-Vagyonnyilvántartó Rendszer a MATÁV RT. tulajdonát képező - és a hozzájuk kapcsolódó idegen tulajdonú - ingatlanok (telkek, épületek, építmények) fontosabb adatainak nyilvántartására szolgál.

A nyilvántartás legmagasabb szintű egysége a létesítmény, ami az összetartozó épületeket, építményeket és telkeket jelenti.

A létesítmény fizikai objektumainak tagozódása a következő:

· létesítmény

· a létesítményhez tartozó telkek

· a telkeken álló épületek, építmények

· a telkekhez tartozó közműbekötések

· az épületek szintjei (emeletek)

· helyiségek

Az ingatlanokkal kapcsolatban nyilvántartott adatok - a létesítmény bonyolultságától függően - megadhatók a teljes létesítményre vonatkozóan, vagy külön-külön minden telekre és építményre. (Nem kötelező egyszerre bonyolultnak vagy egyszerűnek tekinteni az összes szempontból a létesítményt: elképzelhető, hogy a létesítmény a tulajdonviszonyok szempontjából bonyolult, de a kezelés és az üzemeltetés szempontjából egyszerű.)

A fontosabb nyilvántartott adatok a következők:

· a létesítmény ill. az épületek funkciói

· a létesítmény ill. a telkek/épületek kezelői

· a létesítmény ill. az épületek üzemeltetői

· a létesítmény ill. az épületek gondnokai

· a létesítményben ill. az épületekben helyet foglaló szervezetek

· a létesítmény ill. a telkek/építmények tulajdonviszonyai (tulajdontípus, tulajdonhányad, társ- és idegen tulajdonosok)

· a tulajdonokhoz (létesítményhez ill. telkekhez/épületekhez) kapcsolódó használati jogok, használat joga

· a tulajdonokhoz (létesítményhez ill. telkekhez/épületekhez) kapcsolódó bérletek

· a telkekhez és az építményekhez kapcsolódó korlátozások

· számviteli adatok (telkek-, építmények-, közműbekötések értéke, bérleti- és használati jog értéke, bérleményen végzett felújítások értéke - nettó és bruttó érték, amortizációs kulcs, értékváltozások, költségek)

· a telkek és épületek adó adatai

· az építményekkel kapcsolatos engedélyek, felülvizsgálatok

A HGR, Helyiség Gazdálkodási Rendszer a MATÁV RT. ingatlan vagyonát képező épületekben, építményekben található helyiségek területgazdálkodását támogató rendszer.

A nyilvántartásban az épületek szintekre, azon belül helyiségekre vannak bontva. A helyiségekről a következő adatokat tartja nyílván:

· Alapterület

· Helyiség típus

· Szobaszám

· Funkció

· foglaló szervezet

· létszám

· kihasználtság

· műszaki paraméterek (takarítás gyak., ablakfelület, aljzat típus…)

A nyilvántartott adatok és a beépített funkciók segítségével helyiség kihasználtság paraméterek valamint csoportos költöztetések tervezésének végrehajtására is lehetőség van.

Az MKR, Műszaki berendezés nyilvántartó és Környezetvédelmi Rendszer a MATÁV Rt. Ingatlan Igazgatóságán működő berendezések műszaki ill. környezetvédelmi tevékenységek informatikai támogató rendszere.

Az MKR főbb funkciói:

· Berendezés adatok nyilvántartása

· Műszaki jellemzők

· Környezetvédelemmel kapcsolatos jellemzők

· Gazdasági jellemzők

· Műszaki fejlesztési feladatok támogatása

· Környezetirányítási feladatok támogatása

· Információ szolgáltatás az Ingatlan Help Desk rendszeréhez

· Információs kapcsolat az ingatlan költségkövetési rendszerrel (IKR)

· az üzemeltetési költségek berendezés szintű kezelése

· A helymeghatározás tekintetében együtt működik az ingatlan vagyon és helyiség gazdálkodási rendszerek integrált adatbázisaival

A fontosabb nyilvántartandó adatok a következők:

Környezetvédelemmel kapcsolatosan:

· Veszélyes hulladékok adatainak (pl.: mennyisége, gyűjtés módja, bejelentett mennyiség…) nyilvántartása

· Papírhulladékkal kapcsolatos adatok (pl.: elszállított mennyiség, hány doboz van kihelyezve, gyűjtés módja…) nyilvántartása

· Légszennyező pontforrások adatainak (pl.: száma, típusa, mért értékek, határértékek, bejelentett értékek, bejelentés időpontja…) nyilvántartása

· Zajszennyezést okozó berendezések adatainak (pl.: határértékek, mért értékek…) nyilvántartása

· Talajszennyezési adatok (pl.: talaj típusa, rekultiváció, mértértékek…) nyilvántartása

· Vízvédelmi adatok (pl.: talajvíz szennyezési értékek, szennyvíztisztító típusa, működési elve…) nyilvántartása

· Berendezések (pl.: olajtartály, klímaberendezés, akkumulátor stb.) környezet-védelmi adatainak (pl.: típusa, nagysága, mennyisége, műszaki paraméterek…) nyilvántartása

Minőségüggyel kapcsolatosan:

· A minőségi mutatórendszer adatbázisa, mely szervesen csatlakozik az egységes Ingatlan adatbázisrendszerbe, és segítségével fokozatosan lehet kialakítani a minőségi mutatók képzését, analízisét.

· A mutatórendszer az ágazatok adatszolgáltatása alapján jött létre, melynek alapja az Ingatlan Help Desk rendszer. Az innen származó adatok alapján összefoglaló anyagok, jelentések minőségügyi elemzések, statisztikák készíthetők, mely szerves részei a Havi Üzleti Beszámolónak

Mivel a nyilvántartandó adatok köre az idők folyamán állandóan változik, ezért a rendszernek rugalmasan kell lennie, lehetőséget kell adnia azok újra definiálására illetve dinamikus bővítésére.

Ennek megvalósítása érdekében, egy objektum típusú adatbázis modell lett kialakítva, melynek segítségével, mintegy metaadat kezeléssel, a rendszergazdák határozhatják meg az a különböző fogalmak, berendezések csoportjait, valamint azok tulajdonságait és a rájuk vonatkozó érvényesítési szabályokat.

A rendszer kliens oldali része biztosítja a rendszergazdák által definiált metaadatok alapján, egy olyan beviteli képernyő dinamikus generálását, melyen keresztül a rögzítők a konkrét berendezésekről a megfelelő adatokat az adatbázisba juttathatják.

A rendszer biztosítja a különböző típusú tervek, helyszínrajzok, újságcikkek szkennert formában, adatbázisban történő tárolását.

A tárolt adatok alapján a rendszer terület és épületenkénti bontásban képes listák, kimutatások, elemzések készítésére.

A fejlesztés folyamán egy optimalizált adatbázis került kialakításra, mely integráltan képes tárolni a különböző adatokat és dokumentumokat, valamint biztosítja azok hatékony visszakeresést.

Az MKR rendszer illeszkedik a már kidolgozott egységes Ingatlan adatbázisokhoz (pl: IVR) és belső szabványokhoz, ezért képes integrálódni az Igazgatóságon használt alkalmazói rendszerek táborába.

Az EGR, EnerGetikai számlanyilvántartó Rendszer a MATÁV RT. tulajdonát képező épületek, építmények közüzemi számláinak nyilvántartására szolgál.

A nyilvántartás legmagasabb szintű egysége az épület vagy építmény.

Az építmény fizikai objektumainak tagozódása a következő:

· építmény

· az építményhez tartozó mérőhely

· a mérőhelyekhez tartozó mérőórák

A fontosabb nyilvántartott adatok a következők:

· az épületek címei, IVR kapcsoló kódja, MATÁV szervezeti egységei

· az épületekben található mérőhelyek

· a mérőhelyekhez kapcsolódó szerződések és mérőórák

· a mérőórákhoz tartozó fizikai jellemzők

· a mérőórához kapcsolódó számla-, szervezeti- és utk-bontások

· a szolgáltató cégektől származó számlakötegek (főszámla, csoportszámla...) adatai és ÁFA bontásuk

· a főszámlához tartozó számlák tételes, cégszerinti, ÁFA szerinti és mérőóra szerinti adatai

A rendszer a MATÁV Rt-nél használt SAP rendszer számla-analitikai kiszolgáló rendszereként működik, azzal interfész file-okon keresztül napi kapcsolatban van.

1. Költségbontások megadása

Az Ingatlan Vagyonnyilvántartó Rendszerben (IVR) nyilvántartott építményekhez mérőhelyeket definiálhatunk az EGR-ben. Egy ilyen mérőhelyhez több mérőóra tartozhat, amelyek paramétereit szintén megadhatjuk. Minden egyes ilyen módon definiált mérőórához meg kell adnunk a költségbontást.

Ehhez először megadjuk, hogy melyek a költségviselő cégek. Az egyes cégek között százalékos, fix fogyasztású, fix értékű illetve változó költségbontásokat adhatunk meg. Ezeket szabadon variálhatjuk a cégek között, de egy költségviselőhöz csak az egyiket választhatjuk.

Saját cégünk esetén tovább kell bontani költségeinket, először költségnemekre, majd pedig UTK kódokra, illetve funkcionális költséghelyekre. Ezeket a bontásokat már csak kizárólag százalékosan adhatjuk meg.

2. Számlák feldolgozása

A szolgáltatóktól több mérőhelyre vonatkozó számlát kapunk egyszerre. Ezeket a számlakötegeket az EGR-ben főszámláknak nevezzük. Ezen főszámlákat az SAP rendszertől veszi át az EGR, napi rendszerességgel.

A számlák rögzítésekor először ki kell választani a főszámlát, majd az építményt és a mérőhelyet. A számlaadatok megadása után az egyes mérőórákra jutó fogyasztást, fogyasztási időszakot és költségeket. Ezután a program automatikusan elvégzi a költségviselőkre, majd költségnemekre és UTK kódokra valamint funkcionális költséghelyekre történő bontást. A bontás, akkor nem automatikus, ha az adott mérőóránál változó fogyasztást adtunk meg. Ilyenkor nekünk kell beírni a fogyasztást és a maradék költséget a program automatikusan bontja tovább.

Rögzítés után a számlaösszesítő lapon ellenőrizhetjük, hogy az adott főszámlához mennyi költséget vittünk már fel.

Az IKR, Ingatlanüzemeltetési Költségnyilvántartó Rendszer a MATÁV RT. tulajdonát képező épületek, építmények üzemeltetési számláinak, szerződéseinek nyilvántartására, valamint teljesítési igazolások nyomtatására szolgál.

A fontosabb nyilvántartott adatok a következők:

· az épületek címei, IVR kapcsoló kódja, SAP kódja

· az üzemeltetéshez kapcsolódó szerződések

· a szolgáltató cégektől származó számlák, valamint a hozzájuk kapcsolódó teljesítés igazolások adatai

· a számlákhoz kapcsolódó továbbszámla-, funkcionális- és utk-bontások

A rendszer segítségével állítják ki az ingatlan üzemeltetési számlák teljesítési igazolásait, mely SAP konform adatokat is tartalmaz (belső rendelés, költségnemek, funkcionális bontások).

A BUR, Bútornyilvántartó Rendszer a Matáv Rt. tulajdonát képező ingatlanokban található bútorok, felszerelési tárgyak nyilvántartására szolgál. A rendszer a bútorok átadás-átvételét, nyilvántartását és a gazdálkodással összefüggő teljes körű adatszolgáltatást nyújtja. Az adatok tárolására és az információk rendelkezésre bocsátására az Ingatlan Igazgatóság többi rendszerével összhangban, azokkal integráltan kerül sor. A rendszerbe kerülésnek alapfeltétele minden egyes bútoron vonalkódos címkét kell elhelyezni.

A vonalkóddal ellátott bútorok mozgásának, feltalálási helyének követése a beérkezéstől a felhasználásig, selejtezésig. Éves és szükség esetén eseti leltár készítése.

A RIP, üzleti elemző, riportkészítő rendszer a fentebb ismertetett operatív rendszerek adataiból felépített vezetői információs rendszer, mely többdimenziós adatkockák segítségével támogatja az üzleti elemzéseket. Az adatkockák az Ingatlan Igazgatóság szerverén helyezkednek el, és azokat a Cognos üzleti intelligencia eszközeinek köszönhetően egy közönséges Internet böngésző segítségével lehet elérni, felhasználva őket üzleti elemzések és kimutatások készítéséhez.

Az IDC, Ingatlan Dokumentum Centrum a MATÁV RT. tulajdonát képező épületek, építmények terv dokumentumainak nyilvántartására szolgál. Az egyes dokumentumok rögzítésekor a következő fontosabb jellemző adatok kerülnek bevitelre:

· a dokumentumhoz tartozó építmény azonosítója

· a dokumentum típusa (tervdokumentum, vagy egyéb)

· a dokumentum által magában foglalt szakágak

· a dokumentum adathordozója (papír, digitális)

· a dokumentumhoz tartozó tartalomjegyzék, vagy bármilyen kép, alaprajz, amelyek objektumként közvetlenül az adatbázisban kerülnek tárolásra

A VMR, Vezetékjog és Magasságkorlátozás nyilvántartó Rendszer a MATÁV RT. vezetékeivel és celluláris rendszereivel kapcsolatban bejegyzésre kerülő szolgalmi és magasságkorlátozási jogok nyilvántartására szolgál.

A fontosabb nyilvántartott adatok a következők:

· a MATÁV Rt. vezetékei, a vezetékek jellemzői

· a vezetékek felmérésére kötött vállalkozói szerződések

· egy adott vezetékszakasz által érintett telkek és azok tulajdonosai

· egy adott telekre szóló földhivatali használati jog bejegyzések

· magyarországi települések adatai (név, irányítószám, önkormányzat, illetékes földhivatal, illetékes bíróság, illetékes hírfelügyelet)

· a MATÁV Rt. Ingatlanhasználati osztályával kapcsolatban lévő cégek és személyek adatai

A hierarchikusan egymásra épülő modulok egy része önmagában is működőképes, mely adott esetben megkönnyítheti a rendszer bevezetését. A rendszer kiépített interface felületekkel rendelkezik más rendszerekkel való kapcsolat kialakítására, mely lehet 1 vagy 2 irányú, online vagy időszakos.

Az operatív modulok adatszerkezete magában hordozza egy adattárházi, adatbányászati rendszer kialakítását. A rendszerben található adatelemző eszközök segítségével az üzemeltetés támogatás mellet műszaki és pénzügyi tervezések végrehajtására is lehetőség nyílik.